Müşteri veya tedarikçiden, alacakların ya da borçların takip ve tespit edildiği hesaplardır. Alacak ve borç yani cari hesap takibinin yapılması her işletme için hayati önem taşır. Hayati öneminin yanı sıra cari hesap takibini cari hesap defteri üzerinden yapmak da işi oldukça zorlaştırabiliyor ve Excel tabloları karışık, muhasebe programları ise onları kullanacak uzman gerektiriyor. Peki, cari hesapları takip etmenin kolay bir yolu yok mu?
Cari hesap nedir?
Cari hesap, şirketinizin müşteri ve tedarikçileri ile arasında geçen tüm işlemlerin toplandığı hesaptır. Cari hesap yönetimi ile alacak ve borç takibi çok rahat bir şekilde yapılabiliyor.
Ticaret Kanununun 89. maddesinde cari hesap; “İki kişinin herhangi bir hukuki sebep veya ilişkiden doğan alacaklarını teker teker ve ayrı ayrı istemekten karşılıklı olarak vazgeçip bunları kalem kalem alacak ve borç şekline çevirerek hesabın kesilmesinden sonra çıkacak artan tutarı isteyebileceklerine ilişkin sözleşme” şeklinde tanımlanır.
Cari hesap yönetimi neden önemli?
Cari hesap takibi ile borç ve alacaklar detaylı olarak takip edilebiliyor. Şirket için gerekli raporlar bu bilgilere dayanarak hazırlanabilir ve olası ihtilaf durumlarında daha kolay uzlaşmaya varılabilir.
Hangi müşteriden ne kadar alacağınız olduğunu, kime ne kadar ödeme yapmanız gerektiğini kolaylıkla takip edebilirsiniz. Ayrıca, yalnızca geçmiş dönem bilgilerini, güncel bilgi takibi de yapmanız mümkündür.
Cari hesap takibini kim yapar?
Cari hesap takibini işletme sahibi veya şirkette bulunan ve bu konuda yetkilendirilmiş olan herhangi bir personel yapabiliyor. Şirketinizin resmi muhasebecisi, esas olarak devlete karşı yükümlülüklerin yerine getirilmesinden sorumludur ve eline ulaşan belgeler geçmişe yönelik olduğu için şirkete güncel durumuna dair bilgi veremez.
Cari hesap takibi nasıl yapılır?
Pek çok işletme, tutulması zorunlu olan resmi evraklar ile cari hesap takibi yapıldığını düşünüyor. Ancak bu evraklardan ancak geçmişe dair bilgi almak mümkün. Cari hesap takibinden fayda sağlayabilmek için sadece geçmiş bilgileri değil, güncel bilgileri de takip edebilir durumda olmalısınız.
Cari hesap takibi için hangi araçlardan yararlanılabilir?
İşletmeler genelde cari hesaplarını Cari Hesap Defterinde ya da Excel tablolarında tutma yoluna gidiyor. Bu durumda da cari hesap defterinin takibini yapmak oldukça zor bir iş yüküne dönüşüyor. Defteri 3 ana parçaya bölüp bir kısımda müşterilerden alacakların, bir kısımda satıcılara olan borçların ve son kısımda da örneğin vergi borcu gibi diğer borç ve alacakların tutulması gerekiyor. Öte yandan bu yolla ihtiyacınız olan raporları çıkarmak da zor, hatta imkansız.
Eğer excel ile çalışılacaksa, her müşteri ve tedarikçi için ayrı cari hesap kartları düzenlenmesi gerekiyor. Bu kartların içinde cari hesap tipi, takip numarası, ad/ünvan, alacak bakiyesi, borç bakiyesi gibi bilgiler yer alacağı gibi kartların da sürekli olarak güncellenmesi gerektiği unutulmamalı. Kullanılabilecek her iki araç da cari hesap takibi için oldukça çok emek ve zaman kaybı yaşatıyor. Bir üçüncü çözüm ise şirket içinde bir uzman bulundurmak ve böylece, masaüstü bir muhasebe programından faydalanmak olabilir. Ancak küçük işletmelerin çoğu içeride masaüstü çözüm kullanabilecek uzman bir personel kaynağına sahip değil. Bu nedenle günümüzde mobil tabanlı cari hesap yönetim programlarına duyulan ilgi hızla artıyor.
Tüm bu zorlukları ortadan kaldıran, rahat ve hızlı kullanım için geliştirilen FlexHesap birçok işletmeye kolaylıklar sağlıyor.