Gider pusulası, en genel anlamıyla gider notu, mükellef olmayanlardan alınan mal ve hizmetlerin belgelendirilmesinde kullanılan belgedir. Bunun yanı sıra satılan malın tüketiciye iade edilmesi halinde de gider pusulası düzenlenir.
Gider pusulası, mal veya hizmet alımı için yapılan harcamaları gösteren resmi bir belgedir. Mükelleflerin, mükellef olmayan ve dolayısıyla fatura kesme yetkisi olmayan kişilerden aldıkları mal ve hizmet karşılığında ödedikleri bedeller karşılığında düzenledikleri fatura yerine geçen ticari bir belgedir.
Vergiye tabi işlemlerin mükellefler tarafından düzenlenen belgelerle kayıt altına alınması ve bu belgelere dayalı olarak vergi matrahının doğru belirlenmesi vergi sisteminin işleyişi açısından önemlidir. Bu nedenle fatura düzenlenmesinin mümkün olmadığı ticari işlemlerin kayıt ve belgelendirilmesi amacıyla Vergi Usul Kanununda fatura yerine geçen belgelere ilişkin düzenleme yapılmıştır.
Bilindiği üzere kanuna göre sadece kurumlar vergisi, gelir vergisi ve KDV mükellefleri fatura kesebilmektedir. Kanunen fatura düzenleyemeyen kişilerden alınan mal ve hizmetlerin belgelendirilmesi ancak gider pusulası ile mümkündür. Gider belgesinin şekil şartları ve hangi durumlarda düzenlenebileceği Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 234. maddesi ile Maliye ve Hazine Bakanlığı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde düzenlenmiştir.
Gider pusulası Esnaf tarafından düzenlenen bir faturadır. Birinci ve ikinci sınıf tacirlerin ( ticaret yapanların) şahsi eşyalarını satanlardan satın aldıkları altın ve mücevherat gibi değerli mallar için de bu belge düzenlenir.
Gider Pusulası Kesmek
Vergi Usul Kanunu’nun 234. maddesine göre gider pusulası fatura gibidir. Aşağıda sayacağımız durumlarda gider pusulası ya da e- gider pusulası düzenlemek zorunludur.
- Vergiden muaf esnaf ve vergi mükellefi olmayanlardan hizmet veya mal satın alındığında, Tüketicilere satılan mallar tüketici tarafından iade edildiğinde,
- Basit bir şekilde vergilendirilen mükelleflerden sabit kıymet alındığında, yararlananlardan eser alındığında.
- Gelir Vergisi Kanununun 18 inci maddesinde düzenlenen muafiyetten ve serbest meslek mensuplarına ödeme yapıldığında gider pusulası düzenlenmelidir.
Maliye Bakanlığı, yeni bir tebliğ yayınlamış ve gider pusulasını daha kapsamlı ve daha geniş bir hale getirmiştir. Bu kapsamda gider pusulası muhasebe kaydı, vergiden muaf esnaf ile yapılan ticari işlemlerin yanı sıra, nihai tüketicilerden alınan mal ve hizmetler, iadeler, royalti ödemeleri vb. birçok işlem için de kullanılmaktadır.
Gider pusulası muhasebe kaydı altına alınırken, vergi olarak değerlendirilmez ancak stopaj ödenmesi zorunludur.
Gider Pusulasını Kimler Kullanır?
Gider pusulası; fatura kesmek zorunda olmayanlardan alınan mal ve hizmetler için mükellefler tarafından düzenlenen fatura şeklinde yasal bir belgedir. Vergi Usul Kanunu’nun 234. maddesindeki gider pusulası kullanma zorunluluğu olan meslek ve durumlar şöyle tanımlanmıştır:
- Birinci ve ikinci sınıf ticaret erbapları,
- Serbest meslek sahipleri,
- Kazançları basit bir şekilde tespit edilenlerle defter tutmak zorunda olan çiftçiler,
- Vergiden muaf esnaflar
Yaptıkları işler veya onlardan aldıkları mallar için düzenlenen ve işi yapan veya malı satan kişi tarafından imzalanan gider pusulası, vergiden muaf esnafın verdiği fatura gibidir. Bu belge, birinci ve ikinci sınıf tüccarların şahsi eşyalarını satanlardan satın aldıkları altın, mücevherat gibi değerli eşyalar için de verilir.
Harcama notunda işin mahiyeti, malın cinsi ve cinsi, miktarı ve fiyatı, çalışma ücreti, ad ve soyadları (tüzel kişilerin unvanları) ve işi yapan ve yapanın tarihi yer alır.
Gider Pusulası Nasıl Kesilir?
Maliye Bakanlığı, gider pusulası kesme usulünde ve şekli birtakım değişikliklere gitmiştir. Bu değişiklikler, 225 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında yapılmış ve yayımlanmıştır.
Buna göre gider pusulası nasıl kesilir sorusuna şöyle cevap verelim:
Gider pusulalarında; niteliği, türü, sayısı, fiyatı, tutarı, toplamı, vergi oranı ve tevkif edilen net tutar, ad ve soyadları (tüzel kişilerin unvanları), adresleri, vergi dairesi ve hesap numarası, sıra numarası ve düzenlenme tarihine ilişkin seri ve bilgiler dahil edilmelidir.
Gider pusulası ve e-gider pusulası en az iki kopya olarak düzenlenmelidir ve eksik bilgi içeren gider pusulaları düzenlenmemiş olarak kabul edilecektir.
Düzenlenen gider pusulalarının bir kopyası satıcıya ya da işi yapana verilecek, diğer kopyası ise satıcı tarafından saklanacaktır.
Gider pusulası için kullanılacak masraf kağıtları anlaşmalı matbaalarda basılacak veya mükellefler tarafından noter tasdikli olacaktır. E-gider pusulası da kullanılabilir fakat ikisinin de olmadığı durumlarda, “Vergi Mükelleflerin Usul Kanununa Göre Kullanacakları Belgelerin Basımına ve Dağıtılmasına Dair Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır.
Gider Pusulası Stopaj Oranları
Gelir Vergisi Kanunu’nun 94. maddesine göre, vergiden muaf esnaflardan mal ve hizmet satın almaları karşılığında yapılan ödemelerden stopaj yapılması gerekmektedir. Stopaj oranı değişir.
Bu stopaj oranlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
- Havlu, çarşaf, çorap, halı, kilim, dokuma ürünler, örgü, dantel, her türlü işleme ve her türlü turistik eşya, hasır, sepet, süpürge, hasır, fırça, yapay çiçek ve benzeri emtia fiyatları veya ödenen hizmet bedelleri bu metanın üretiminde %2
- Hurda mal alımlarında %2
- Diğer mal alımları için %5
- Diğer hizmet alımları için (yukarıdaki bentler hariç, mal ve hizmet maliyetinin ayrıştırılamadığı durumlarda) %10
- Mal veya hizmetin satın alındığı kişi mükellef değilse ve esnaf muafiyetinden yararlanmıyorsa ve gerçek ve tüzel kişilerin mallarını onlar adına kapı kapı dolaşarak tüketiciye taahhütsüz olarak satıyorsa, iş sözleşmesinde komisyon, prim gibi ödemelerden %20 oranında stopaj yapılır.